Conseiller-ère à la gestion documentaire

17 mars 2017

Fondaction préconise l’égalité des chances dans le domaine de l’emploi.

La raison d’être de ce poste est de soutenir les opérations du Module des affaires juridiques corporatives. Le titulaire du poste effectue l’ensemble des activités reliées à l’organisation, le traitement et la conservation de l’information en développant et implantant des programmes de gestion des documents administratifs et des archives historiques de Fondaction et ce, en étroite collaboration avec la direction des affaires juridiques corporatives. À ce titre, ses principales responsabilités sont :

  • Développer et implanter des processus de gestion documentaire pour l’ensemble de l’organisation.
  • Assurer un rôle-conseil en matière de gestion des documents et des archives y compris les documents numériques;
  • Planifier, développer et administrer les activités reliées aux programmes institutionnels de gestion, protection et conservation pour l’ensemble de l’information;
  • Participer à la mise en place de systèmes informatisés de gestion de documents;
  • Fournir un soutien dans le cadre des audits et des migrations de fichiers;
  • Élaborer et mettre en œuvre, les politiques, les procédures et les instructions relatives à la gestion des documents et des archives et s’assurer de leur application;
  • Assurer le suivi, le contrôle et la mise à jour des outils archivistiques institutionnels : plan de classification, calendrier de conservation, outils de repérage, convention de nommage, et ce, selon les règles et convention en vigueurs;
  • Participer au traitement archivistique des documents administratifs et d’archives, et en assurer une préservation adéquate;
  • Assurer la conformité des processus de travail en lien avec la gestion des documents et des archives auprès du personnel qui y est assigné;
  • Élaborer des activités de sensibilisation pour les employés de Fondaction et offrir des conseils et de l’aide professionnelle aux utilisateurs;
  • Concevoir et mettre en place un programme de formation pour l’ensemble des utilisateurs;
  • Assurer la destruction annuelle des documents en produisant les listes de destruction, en validant le contenu des boîtes de documents à détruire et en supervisant la destruction effectuée par le fournisseur retenu;
  • Effectuer toutes autres tâches reliées à son champ d’intervention.

PROFIL DE COMPÉTENCES RECHERCHÉ

FORMATION ET EXPÉRIENCE

  • Détenir un diplôme d’études collégiales en technique de la documentation et un certificat de 1er cycle universitaire en archivistique;
  • Posséder un minimum de sept (7) années d’expérience dans un rôle similaire et particulièrement, avoir été impliqué dans un projet d’implantation d’un système de gestion intégrée des documents.
  • Un certificat en gestions de l’information numérique ou documentaire serait considéré comme un atout.

CONNAISSANCES ET HABILITÉS REQUISES

  • Très bonne connaissance des lois, des réglementations, des politiques, des normes et des meilleures pratiques en matière de gestion des documents et des archives;
  • Excellente maîtrise des logiciels de gestion documentaire;
  • Bonne connaissance des systèmes informatiques et de leur fonctionnement (ex : Suite Office, progiciel, base de données, etc.)
  • Détenir une excellente maîtrise de la langue française (orale et écrite) :
  • Aptitude à faire preuve d’autonomie, de débrouillardise, de discrétion et d’une grande rigueur;
  • Grande capacité à respecter les échéanciers;
  • Sens du service à la clientèle.

ATOUTS

  • Être membre professionnel de l’AAQ.
  • Connaissance du milieu financier, de fonds d’investissements et de fonds de travailleurs.

HABILITÉS ET CARACTÉRISTIQUES PERSONNELLES

Vous avez l’habitude de faire preuve de méthode, d’autonomie et d’initiative dans la gestion de dossiers. Vous préconisez et appliquez le travail d’équipe tout en démontrant vos habiletés à établir des relations interpersonnelles et votre souci constant de la qualité de service.

De plus, votre dynamisme s’appuie sur votre polyvalence, votre disponibilité et votre goût marqué pour l’innovation et les nouvelles façons de faire. Vous faites preuve de tact, de diplomatie et de courtoisie dans vos communications. Vous adhérez à la mission de Fondaction et aux priorités de développement économique et social auxquelles Fondaction entend contribuer.

Postuler

Taille maximum des fichiers : 80 MB.


*Champs requis