Responsable en planification et en coordination de projet

17 août 2016

Fondaction préconise l’égalité des chances dans le domaine de l’emploi

La personne titulaire du poste œuvre au sein du bureau de projet et se rapporte directement à la direction du Module développement organisationnel et systèmes d’information. Son mandat consiste à coordonner des projets d’envergure et de nature variée, provenant, entre autres, du registre des initiatives et en soutien aux autres modules dans l’atteinte de leurs objectifs en facilitant les changements d’ordre stratégique, organisationnel et technologique en cohérence avec la mission et les valeurs de Fondaction.

À titre de responsable en planification et en coordination de projet, la personne titulaire du poste assume la responsabilité entière des projets qui lui sont confiés et ce, jusqu’à leur pleine opérationnalisation, selon les attentes convenues avec les diverses parties prenantes concernées. Elle agit comme conseiller(ère) auprès de personnes qui pilotent des projets dont la nature ou l’envergure ne requiert pas leur prise en charge par le bureau de projet.

La personne coordonne l’apport des différents acteurs, internes et externes, et contribue au maintien d’un environnement qui favorise la coopération et l’atteinte des résultats.

Les principales responsabilités de la personne titulaire sont :

  • En collaboration avec les pilotes d’affaires désignés au sein des modules concernés, les fournisseurs externes ainsi que les conseillers en développement informatique et en solutions d’affaires, préparer et faire approuver les plans de réalisation des projets qu’elle coordonne;
  • Confirmer le contenu ainsi que la portée des projets et valider le plan budgétaire;
  • Communiquer le cadre de réalisation à l’équipe de projet ainsi qu’aux parties prenantes, notamment, en ce qui concerne la distribution des rôles et des responsabilités, le flux de communication, le flux décisionnel, le calendrier des livraisons ainsi que le calendrier des rencontres;
  • Confirmer les exigences en ce qui a trait aux ressources humaines, aux ressources techniques et financières et s’assurer auprès des directions concernées de leur disponibilité;
  • Confirmer les échéanciers;
  • Analyser les risques. Identifier une stratégie de mitigation et de contingence pour chacun des risques;
  • Coordonner l’exécution des projets en gardant l’équipe de travail motivée et performante. S’assurer que les clients sont informés et satisfaits du déroulement des projets;
  • Faire le suivi des réalisations, identifier les risques et proposer des solutions;
  • Assurer la régularité des livraisons solutionner les problématiques;
  • Effectuer la reddition de comptes régulière de l’évolution des projets auprès de la direction du module DOSI et préparer trimestriellement les redditions de comptes requises auprès du comité chantiers, projets et registre des initiatives selon les trois principaux axes de gestion suivants :
  • La livraison du contenu spécifié selon les attentes et conformément aux normes de qualité;
  • Le respect des échéanciers;
  • Le respect des coûts.
  • Animer l’analyse rétrospective, rédiger le rapport de fermeture de projet et le faire approuver par la direction responsable du bureau de projet.

En plus d’assurer la bonne conduite des projets qui lui sont confiés, le responsable en planification et en coordination de projet soutient activement les fonctions du bureau de projet afin d’offrir à l’ensemble de l’organisation un cadre structurant qui favorise l’adhésion à une méthodologie de gestion homogène. Par ses actions et son soutien, la personne contribue, entre autres, à :

  • Améliorer le taux de réussite des projets et à la prévisibilité des livraisons;
  • Assurer la présence d’indicateurs de performance de projet fiables (qualité, contenu, échéanciers, respect du budget et bénéfices);
  • Assurer la rigueur dans le suivi d’avancement et la reddition de comptes des projets;
  • Favoriser l’adhésion à un processus homogène et intégré qui lie les initiatives et les projets avec l’intention stratégique de Fondaction;
  • Voir à la sélection et au déploiement d’outils en cohérence avec les valeurs de Fondaction ainsi que l’utilisation de méthodologies de gestion de projet souples et adaptées aux besoins de l’organisation;
  • Assurer l’accompagnement et le coaching auprès des pilotes d’affaires à la planification et à la réalisation de projet;
  • Assurer l’animation des analyses rétrospectives ainsi qu’à la diffusion des conclusions et des bonnes pratiques qui en découlent.

PROFIL DE COMPÉTENCES RECHERCHÉ

FORMATION ET EXPÉRIENCE

  • Baccalauréat en gestion de projets, ou en gestion des opérations, en logistique, en amélioration de processus, en administration ou dans un autre domaine jugé équivalent;
  • Sept (7) ans d’expérience pertinente dont la gestion et la coordination de projets;
  • Toute combinaison de scolarité et d’expérience jugée comparable sera également considérée.

CONNAISSANCES REQUISES

  • Bonne connaissance des secteurs liés aux activités de Fondaction et de l’environnement propre aux fonds de travailleurs;
  • Fortes habiletés en communication écrite, notamment pour la rédaction de documents à caractère informatif, des processus et des procédures de travail;
  • Grand sens de l’écoute et capacité à développer une argumentation et à convaincre;
  • Habileté à résoudre des problématiques et à gérer plusieurs dossiers simultanément;
  • Très fortes capacités d’analyse et de synthèse;
  • Excellente connaissance des logiciels courants utilisés à Fondaction dont principalement Excel, Word et PowerPoint et MS Project;
  • Excellente maîtrise du français écrit et parlé.

ATOUTS

La connaissance de l’anglais.

DISPONIBILITÉ

  • Aux besoins du service.

HABILETÉS ET CARACTÉRISTIQUES PERSONNELLES

Vous êtes reconnu-e pour faire preuve de rigueur, d’autonomie et d’initiative dans la gestion simultanée de dossiers variés comportant des échéanciers serrés. Vous préconisez et appliquez le travail d’équipe tout en démontrant un grand sens de l’écoute, une habileté à établir des relations interpersonnelles et un souci constant de la qualité de service. De plus, votre dynamisme s’appuie sur votre polyvalence, votre disponibilité et votre goût marqué pour l’innovation et les nouvelles façons de faire. Vous avez des habiletés à contacter, accueillir et conseiller les gens dans une perspective de résolution de problèmes et faites preuve de tact, de diplomatie et de courtoisie dans vos communications.

Vous avez un intérêt marqué pour la création d’emplois et souhaitez contribuer au développement économique et social du Québec. Vous adhérez à la mission de Fondaction, aux principes découlant de la triple reddition de comptes auprès des parties prenantes et aux priorités de développement économique, social et environnemental auxquelles Fondaction entend contribuer.

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