Secrétaire – affaires juridiques corporatives (congé maternité)

17 novembre 2017

Fondaction préconise l’égalité des chances dans le domaine de l’emploi.

La raison d’être de ce poste est de soutenir les opérations de Fondaction par la réalisation de tâches en secrétariat et cléricales, principalement en appui aux activités de la directrice et de la parajuriste du Module affaires juridiques corporatives. À ce titre ses principales tâches sont :

Élaboration et mise à jour des documents internes

  • Soutien à la rédaction, à l’adaptation de texte ou de tableau, à la correction et à la transcription de textes (courriels, rapports, correspondances, etc.);
  • Assure le suivi des appels téléphoniques, des factures, des réclamations aux assurances (procédures judiciaires);
  • Participe au maintien du système, notamment en effectuant le classement des mises à jour dans le Code civil, les volumes de droit corporatif et autres ouvrages liés aux fonctions du module affaires publiques;
  • En soutien à la parajuriste, effectue la recherche des modifications apportées à la Loi constituant Fondaction depuis le dernier prospectus. (ratio des charges totales d’exploitation, nombre total d’actions émises, pourcentage des actions détenues par les administrateurs, etc.);
  • Participe à la mise en page et relecture de tous les projets pour chacune des instances dans les versions normales et modifiées ainsi que des documents finaux (cohérence, qualité du français, etc.);
  • Prépare les différentes versions de la notice et du prospectus pour les dépôts auprès de l’AMF par SEDAR;
  • Participe à l’exercice de traduction du prospectus du français à l’anglais, au suivi avec le traducteur en soutien à la parajuriste;
  • Maintien à jour de la liste des procédures judiciaires et s’assure de son exactitude et sa conformité. En effectue le suivi et le classement;
  • S’assure de la qualité de l’ensemble de la documentation (obtention de l’attestation du traducteur), de l’intégration de toutes les modifications et de la mise en page du document;
  • Participe et collabore au suivi des différentes demandes déposées au Module affaires publiques (version brochure du prospectus, révision des divers projets, avis de convocation, ordre du jour, attestation d’actions détenues, informations aux actionnaires, etc.);
  • Effectue les tâches de secrétariat liées à la préparation des documents et formulaires destinés aux administrateurs, membres de comités et employés cadres (convention, consentement, confirmation, etc);

Dépôts SEDAR et information continue

  • Soutien la parajuriste dans la cueillette des informations visant à la préparation de la documentation et à la diffusion de l’information continue.

Formulaires (BDNI) et renseignement personnels

  • Lors de l’arrivée d’un nouvel administrateur ou d’un dirigeant, s’assure de recueillir l’information requise au formulaire d’inscription, de la cohérence des informations, et du dépôt dans les délais prescrits;
  • Valide auprès de la firme externe d’avocat responsable du dépôt, la réception du formulaire et son exactitude (complété tel que requis, signé, etc.);
  • Effectue la mise à jour de ces informations de manière régulière et continue dans les délais requis;
  • Effectue les mises à jour, s’assure d’obtenir l’information complète auprès des administrateurs et des dirigeants pour la transmission de l’information dans les délais;
  • Effectue le suivi pour la confirmation des documents déposés.

C.A. et Comités

  • Apporte un soutien clérical à la parajuriste pour la préparation des divers comités lorsque requis (ex. logistique des rencontres, photocopies des documents, réservation des salles, etc.);
  • Participe à l’exercice de validation de l’indépendance du C.A et de ses comités (envoi des grilles, suivi, rapport synthèse, etc.).

Formation des administrateurs

  • Apporte un soutien clérical à la direction des Affaires juridiques corporatives dans l’organisation d’une séance de formation et les grilles d’évaluation pour les années subséquentes (logistique et préparation de la documentation, réservation de salle etc.)

Déclarations initiales et annuelles

  • Maintien à jour de la liste des titres à surveiller de manière continue et veille à la révision annuelle (dépôt sur intranet, envoi courriel, divulgation de l’information à toutes les personnes concernées);
  • Veille à la réception, au classement et à l’exactitude de tous les formulaires pour les nouveaux administrateurs (personnel cadre et syndiqué).

Inspection et audits

  • À la demande de la parajuriste ou de la direction, participe à la préparation et à la transmission aux personnes concernées des documents relatifs aux affaires juridiques corporatives et à la gouvernance demandés par l’Autorité des marchés financiers et les auditeurs.

 PROFIL DE COMPÉTENCES RECHERCHÉ

FORMATION ET EXPÉRIENCE

  • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou cours en secrétariat juridique;
  • Trois années d’expérience pertinente;
  • Toute combinaison de scolarité et d’expérience jugée comparable sera également considérée.

CONNAISSANCES REQUISES

  • Bonne connaissance des logiciels de bureautique et des logiciels légaux;
  • Connaissance des lois applicables en valeurs mobilières et en droit corporatif;
  • Excellent français écrit et parlé;
  • Bon sens de l’organisation

HABILETÉS ET CARACTÉRISTIQUES PERSONNELLES

Vous avez l’habitude de faire preuve de méthode, de minutie, d’autonomie et d’initiative dans la gestion simultanée de dossiers comportant des échéanciers serrés. Vous faites preuve d’une éthique irréprochable et d’une discrétion exemplaire. Vous préconisez et appliquez le travail d’équipe tout en démontrant vos habiletés à établir des relations interpersonnelles et votre souci constant de la qualité de service. De plus, votre dynamisme s’appuie sur votre polyvalence, votre disponibilité et votre goût marqué pour l’innovation et les nouvelles façons de faire.

Vous adhérez à la mission de Fondaction et aux priorités de développement économique et social auxquelles Fondaction entend contribuer.

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Taille maximum des fichiers : 80 MB.


*Champs requis