Secrétaire, Module investissement (3 jours/semaine)

20 novembre 2018

Fondaction préconise l’égalité des chances dans le domaine de l’emploi.

 

Le Module investissement est responsable de la performance financière du portefeuille investissement, de l’accompagnement et relations avec les entreprises et du rayonnement et développement des affaires. La raison d’être de ce poste est de soutenir  les opérations de Fondaction par la réalisation de tâches en secrétariat et cléricales, principalement en appui aux activités de l’équipe Investissement du Bureau de Québec tant du côté du développement des affaires qu’aux activités liées à l’investissement. À ce titre ses principales responsabilités sont:

  • Assurer un soutien administratif (courrier, commande de services, réception et suivis des factures, relevés de dépenses etc.);
  • Recevoir et acheminer des appels téléphoniques; répondre aux questions d’ordre général sur l’investissement et transmettre les demandes au chef adjoint;
  • Assurer la préparation de réunions ou rencontres (réservations, convocation, relance des participants, accueil des invités etc.);
  • Rédiger, assurer la mise à jour et coordonner les présentations et la documentation associée pour divers types de rencontres et projets (réunions d’équipe, comités, rapport dossiers en cours, rapport du gestionnaire etc.);
  • Assurer la qualité, les mises à jour et les corrections requises pour l’ensemble de la documentation produite par l’équipe (correspondance, compte rendu, rapport, lettre d’intention, présentation etc.);
  • Assurer la mise à jour constante du système de gestion des clients, des prospects et des carnets d’adresse des différents contacts d’affaires;
  • Organiser et assurer un soutien à la mise en place des activités de développement d’affaires et autres activités variées (invitation, relance téléphonique, logistique, présentations, inscription des membres de l’équipe à des activités, effectue la mise à jour du calendrier d’activités, etc.);
  • Assurer la mise à jour constante des dossiers lors des différentes étapes du processus d’investissement (classement, assistance à la préparation de documents, suivi pour la réception de documents requis, demande de déboursé, appel de capital, etc.);
  • Au besoin, lors des absences, remplacer la secrétaire-réceptionniste (accueillir les visiteurs et les diriger vers la personne appropriée, distribuer le courrier, assurer l’ouverture et la fermeture de la réception, assurer un soutien administratif pour l’ensemble des équipes du bureau de Québec);
  • Effectuer toutes autres tâches reliées à son champ d’intervention.

 

PROFIL DE COMPÉTENCES RECHERCHÉ

FORMATION ET EXPÉRIENCE

  • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat;
  • Trois (3) ans d’expérience pertinente;
  • Toute combinaison de scolarité et d’expérience jugée comparable sera également considérée;

CONNAISSANCES REQUISES

  • Bonne connaissance des techniques de secrétariat;
  • Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit;
  • Excellente connaissance d’un logiciel de traitement de textes, connaissance pratique d’un chiffrier électronique, PowerPoint ou d’une base de données, et aptitude à utiliser d’autres logiciels;

ATOUTS

  • Connaissance de la langue anglaise parlée et écrite.

HABILETÉS ET CARACTÉRISTIQUES PERSONNELLES

Vous avez l’habitude de faire preuve de méthode, d’autonomie et d’initiative dans la gestion simultanée de dossiers comportant des échéanciers serrés. Vous préconisez et appliquez le travail d’équipe tout en démontrant vos habiletés à établir des relations interpersonnelles et votre souci constant de la qualité de service. De plus, votre dynamisme s’appuie sur votre polyvalence, votre disponibilité et votre goût marqué pour l’innovation et les nouvelles façons de faire. Vous faites preuve d’un bon sens de l’organisation et d’une grande capacité à assurer la logistique de votre secteur d’intervention. Vous procédez des habiletés marquées dans vos approches avec les gens en faisant  preuve de tact, de diplomatie et de courtoisie dans vos communications.

Vous démontrez un intérêt pour les questions entourant l’investissement responsable et une aptitude à développer une bonne connaissance des produits et services offerts par Fondaction. Vous avez un intérêt marqué pour la création d’emplois et souhaitez contribuer au développement économique et social du Québec en adhérant à la mission de Fondaction.

INFORMATIONS ADDITIONNELLES

Établi à Québec, ce poste permanent syndiqué est administré à la classe 5 de la structure salariale actuellement en vigueur. Il s’agit d’un horaire temps partiel régulier à raison de 3 jours par semaine.

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Taille maximum des fichiers : 2 MB.


*Champs requis