Secrétaire-réceptionniste

21 février 2019

Fondaction préconise l’égalité des chances dans le domaine de l’emploi.

 

La raison d’être de ce poste est de supporter les opérations de Fondaction à l’accueil et par la  réalisation de tâches de secrétariat, principalement en appui aux activités de la Présidence-direction générale. À ce titre, ses principales responsabilités sont :

  • Accueillir les visiteurs, transmettre les informations demandées et les diriger vers la personne appropriée :
  • Recevoir et acheminer des appels téléphoniques : répondre aux questions d’ordre général ou transmettre les appels aux personnes concernées;
  • Récupérer les journaux et procéder à l’ouverture du courrier, le classer et le transmettre aux personnes appropriées des deux modules;
  • Assurer l’envoi du courrier en complétant les bordereaux requis et en procédant au classement du courrier interne et externe;
  • Réaliser différentes activités de secrétariat telles que : rédaction, adaptation et transcription de textes, production et mises à jour de guides, expédition et reproduction de documents, réalisation de documents pour fin de présentation (PowerPoint);
  • Saisir et mettre à jour des données informatiques, produire périodiquement les rapports appropriés et transmettre ces informations aux personnes responsables;
  • Assurer un soutien clérical au personnel de la Présidence-direction générale;
  • Soutenir la préparation, la réservation de salle, la tenue et le suivi des réunions;
  • Assurer l’approvisionnement des fournitures de bureau et de la papeterie ; effectuer, distribuer et entreposer les commandes;
  • Tenir à jour les dossiers de ces différents secteurs d’activités;
  • Effectuer toutes autres tâches reliées à son champ d’intervention.

PROFIL DE COMPÉTENCES RECHERCHÉ

FORMATION ET EXPÉRIENCE

  • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat;
  • Trois (3) ans d’expérience pertinente;
  • Toute combinaison de scolarité et d’expérience jugée comparable sera également considérée.

CONNAISSANCES REQUISES

  • Bonne connaissance des techniques de secrétariat;
  • Excellent français écrit;
  • Excellente connaissance d’un logiciel de traitement de textes, connaissance pratique d’un chiffrier électronique, PowerPoint ou d’une base de données, et aptitude à utiliser d’autres logiciels.

ATOUTS

  • Connaissance de la langue anglaise;

HABILETÉS ET CARACTÉRISTIQUES PERSONNELLES

Vous avez l’habitude de faire preuve de méthode, d’autonomie et d’initiative dans la gestion simultanée de dossiers comportant des échéanciers serrés. Vous préconisez et appliquez le travail d’équipe tout en démontrant vos habiletés à établir des relations interpersonnelles et votre souci constant de la qualité de service. De plus, votre dynamisme s’appuie sur votre polyvalence, votre disponibilité et votre goût marqué pour l’innovation et les nouvelles façons de faire.

Vous démontrez un intérêt pour les questions entourant la gestion des finances personnelles et une aptitude à développer une bonne connaissance des produits et services offerts par Fondaction, notamment leurs aspects réglementaires et fiscaux. Vous faites preuve d’un bon sens de l’organisation et de la capacité à assurer la logistique de votre secteur d’intervention. Vous avez des habiletés à contacter, accueillir et conseiller les gens dans une perspective de conclure une transaction et faites preuve de tact, de diplomatie et de courtoisie dans ces communications.

Vous adhérez à la mission de Fondaction et aux priorités de développement économique et social auxquelles Fondaction entend contribuer.

INFORMATIONS ADDITIONNELLES

Ce poste permanent syndiqué situé à Montréal est administré à la classe 5 de la structure salariale actuellement en vigueur.

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Taille maximum des fichiers : 2 MB.


*Champs requis