Secrétaire

29 mars 2019

Fondaction préconise l’égalité des chances dans le domaine de l’emploi.

 

Le module Développement organisationnel et systèmes d’information vise à renforcer la cohésion entre les différents modules, à faciliter la réalisation de travaux et projets et ultimement, à contribuer à l’amélioration de l’efficacité et de la performance de Fondaction. La raison d’être de ce poste est de soutenir les opérations de Fondaction par la réalisation de tâches en secrétariat et cléricales, principalement en appui aux activités de la direction du Module développement organisationnel et systèmes d’information.  À ce titre ses principales tâches sont :

 

  • Participer à la planification et à l’organisation de l’agenda de la direction et des membres de l’équipe, effectuer le suivi des dossiers du bureau de projets et assister aux rencontres hebdomadaires;
  • Collaborer et participer activement à la préparation du registre des initiatives, à l’organisation des rencontres d’équipe, en assurant la logistique des événements (convocation, préparation des documents requis, rédaction des comptes-rendus, réservation des salles¸ production de rapports et suivis, traduction, correction, transcription de texte, mise en page, etc.);
  • Assurer le suivi des contrats avec les affaires juridiques ainsi que le suivi des dépenses courantes du Module DOSI;
  • Organiser et assurer le maintien d’un système de classement électronique et papier efficace et facile d’’utilisation pour l’ensemble des dossiers sous la responsabilité du module et en effectuer les mises à jour lorsque requis (personnes-ressource pour la gestion documentaire);
  • Assurer la qualité de l’ensemble de la documentation ainsi que la mise à jour des différents guides, procédures et processus;
  • Soutenir le module DOSI en tant que personne-ressource superutilisateur pour plusieurs projets;
  • Produire mensuellement des trucs et astuces de bureautique pour tous les utilisateurs de Fondaction, faire la publication sur l’intranet et s’assurer d’en faire la mise à jour régulièrement;
  • Maintenir à jour diverses instructions et marche à suivre en collaboration avec le soutien informatique;
  • Collaborer à l’élaboration et à la révision des processus et des procédures reliés à son travail;
  • Créer, récolter et analyser divers sondages auprès du Module DOSI ainsi que dans les autres modules tels que : la coordination des carbopoints, les tournées de modules, etc.;
  • Assurer un soutien administratif (courrier, appels téléphoniques, courriels, télécopies, commande de services, réception et suivis des factures, relevés de dépenses, numérisation, etc.);
  • Effectuer toutes autres tâches reliées à son champ d’intervention.

 

PROFIL DE COMPÉTENCES RECHERCHÉ

FORMATION ET EXPÉRIENCE

  • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat;
  • Trois années d’expérience pertinente;
  • Toute combinaison de scolarité et d’expérience jugée comparable sera également considérée.

CONNAISSANCES REQUISES

  • Excellente connaissance des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Visio, d’une base de données et aptitude à utiliser d’autres logiciels);
  • Excellent français écrit et parlé;
  • Bonne connaissance des techniques de secrétariat.

ATOUT

  • Connaissance de l’anglais.

HABILETÉS ET CARACTÉRISTIQUES PERSONNELLES

Vous avez l’habitude de faire preuve de méthode, de minutie, d’autonomie et d’initiative dans la gestion simultanée de dossiers comportant des échéanciers serrés. Vous préconisez et appliquez le travail d’équipe tout en démontrant vos habiletés à établir des relations interpersonnelles et votre souci constant de la qualité de service.  De plus, votre dynamisme s’appuie sur votre polyvalence, votre disponibilité et votre goût marqué pour l’innovation et les nouvelles façons de faire.

Vous avez un intérêt marqué pour la création d’emplois et souhaitez contribuer au développement économique et social du Québec. Vous adhérez à la mission de Fondaction, aux principes découlant de la triple reddition de comptes auprès des parties prenantes et aux priorités de développement économique, social et environnemental auxquelles Fondaction entend contribuer.

Informations additionnelles

Établi à Montréal, ce poste permanent syndiqué est administré à la classe 5 de la structure salariale actuellement en vigueur.

DATE APPROXIMATIVE D’OCCUPATION DU POSTE : le plus tôt possible

 

Postuler

Taille maximum des fichiers : 2 MB.


*Champs requis