25 ans

Parajuriste en droit corporatif

27 septembre 2021

                                             Fondaction préconise l’égalité des chances dans le domaine de l’emploi.

La raison d’être de ce poste est de soutenir les opérations de la Vice-présidence Gouvernance et gestions des risques et plus particulièrement celles de l’équipe Affaires juridiques.  À ce titre, ses principales responsabilités sont :

Élaboration et mise à jour des documents internes

  • Collaborer à l’élaboration et à la révision des outils Fondaction, tels que le recueil des différentes politiques et directives, le manuel électronique pour les nouveaux administrateurs, les codes d’éthique et de conduite ;
  • Veiller à la modification de l’ensemble de la documentation de Fondaction en matière juridique (loi constitutive de Fondaction, règlements généraux, lignes directrices, manuel des administrateurs) ;
  • S’assurer que ces modifications sont soumises aux instances concernées ;
  • Rédiger et mettre à jour les différentes procédures de la direction, Affaires juridiques.

Filiales et entités reliées aux fonds d’investissement

  • Rédiger tout document corporatif relié aux opérations courantes des filiales de Fondaction et des entités reliées aux fonds d’investissement, notamment les incorporations et organisations juridiques, modifications aux statuts et aux règlements généraux, transferts d’actions, fusion, liquidation, dissolution et changements aux administrateurs et dirigeants ;
  • Rédiger les résolutions annuelles tenant lieu d’assemblées annuelles des filiales de Fondaction et des entités reliées aux fonds d’investissement, ainsi que toute autre résolution écrite requise en cours d’année ;
  • Veiller à la mise à jour les livres des procès-verbaux et différents registres corporatifs des filiales de Fondaction et des entités reliées aux fonds d’investissement.

Valeurs mobilières

  • Effectuer la première révision de la notice annuelle et du prospectus afin d’y apporter les modifications connues (changements de dates, tableaux des administrateurs et cadres, occupations principales, membres des comités, prix de l’action) ;
  • S’assurer d’obtenir l’entièreté des modifications apportées par les différents intervenants et instances décisionnelles (comité de direction, comité des finances et d’audit, auditeur indépendant, conseil d’administration) en respect avec les processus établis ;
  • Effectuer la mise en page et la relecture de tous les projets pour chaque instance (versions d’origine et modifiées) ;
  • Préparer les versions de la notice annuelle et du prospectus, et ce, de la première à la dernière version et s’assure de l’exactitude et de la fidélité de leur contenu en vue de leur dépôt auprès de l’AMF via SEDAR ;
  • Être responsable du suivi et des révisions auprès de la vice-présidence, Engagement sociétal et affaires publiques, pour tous les projets en cours (brochure prospectus et autres documentations).

Assemblée générale annuelle des actionnaires (AGA)

  • Assister la direction, Affaires juridiques dans la préparation des documents légaux relatifs à la convocation de l’AGA de Fondaction en conformité avec la règlementation en vigueur, incluant la circulaire ;
  • Participer à la collecte de l’information requise ;
  • Effectuer les vérifications, la rédaction et la révision de la documentation dans les délais prescrits ;
  • Participer au processus de mise en candidature des administrateurs élus par l’AGA (préparer les documents de mise en candidature, le profil du ou des candidats en élection, les envois aux actionnaires) ;
  • Préparer les documents nécessaires à l’obtention de confirmations selon le processus établi;
  • Réviser et s’assurer de l’exactitude des versions reçues du graphiste et de l’imprimeur en versions française et anglaise (avis de convocation ; attestation des actions détenues et formulaire de procuration ; ordre du jour ; information aux actionnaires pour mise en candidature);
  • Traiter les procurations et diffuser la formation au personnel concerné ;
  • Superviser le traitement des procurations dans le respect du processus établi ;
  • Voir à l’obtention des autorisations pour validation des procurations, lorsque nécessaire.

Dépôts, SEDAR et informations continues

  • Recueillir auprès des divers intervenants (vice-présidence, Finances et administration, auditeur indépendant), l’information et la documentation requises afin d’effectuer les dépôts sur SEDAR ainsi que les déclarations d’initiés sur SEDI, et ce, en conformité avec la réglementation applicable et de manière continue ;
  • Effectuer les suivis auprès des personnes-ressources tout en étant responsable des diverses correspondances avec les avocats externes mandatés pour les dépôts SEDAR et SEDI (donner les instructions et recevoir les confirmations de dépôts) ;
  • Assurer une gestion appropriée de l’ensemble de la documentation, notamment en veillant à la transmission de la documentation dédiée au site Web de Fondaction ;
  • Préparer les formulaires requis et les déposer auprès du Registraire des entreprises (« REQ ») et des autres autorités provinciales et fédérales applicables pour chacune des entreprises désignées ;
  • Effectuer des recherches auprès du REQ et de Corporations Canada.

Formulaires BDNI (AMF) et renseignements personnels

  • Veiller à ce que les formulaires requis soient complétés dans les délais prescrits et avec exactitude ;
  • S’assurer de faire le nécessaire lorsque l’information recueillie a des répercussions sur divers aspects (gestion du conseil d’administration et des comités, rédaction de la notice annuelle, transmission d’informations) ;
  • S’assurer que le classement et la conservation de la documentation s’effectuent selon les règles de confidentialité établies.

Conseil d’administration (CA) et comités

  • Assister la vice-présidence, Gouvernance et gestion des risques et la direction, Affaires juridiques, à la préparation et à l’organisation des réunions des différents comités qui lui sont attribués ;
  • Effectuer toutes les tâches liées à la tenue des réunions des divers comités (convocation des membres, envoi de documents, rédaction des projets de procès-verbaux, réclamation des jetons de présence) ;
  • Veiller à la conservation des archives et des procès-verbaux des différents comités auxquels elle participe (classement, numérisation, archivage) ;
  • Procéder à l’exercice annuel d’évaluation de la performance du CA et de ses comités ainsi qu’aux attentes envers la haute direction selon le processus établi (envoi des grilles, suivi, rapport synthèse).

Application des codes d’éthique et de conduite (CEC)

  • S’assurer du dépôt dans l’intranet des versions en vigueur des CEC et de la transmission de l’information à jour à toutes les personnes concernées (salariés, direction RH) ;
  • Effectuer le rapport annuel sur l’application des CEC selon les données recueillies.

Déclarations initiales et annuelles

  • Veiller à la réception, au classement et à l’exactitude de tous les formulaires pour les nouveaux administrateurs (CA et membres externes des comités) ainsi que pour les consultants.

Inspections et audits

  • Participer à la préparation et à la transmission aux personnes concernées des documents relatifs aux affaires juridiques et à la gouvernance, demandés par l’Autorité des marchés financiers et l’auditeur indépendant.

PROFIL DE COMPÉTENCES GÉNÉRALES RECHERCHÉ

FORMATION ET EXPÉRIENCE

  • Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques juridiques ou certificat universitaire en droit ;
  • Cinq (5) ans d’expérience pertinente ;
  • Toute combinaison de scolarité et d’expérience jugée comparable sera également considérée.

CONNAISSANCES REQUISES

  • Bonne connaissance des lois et règlements applicables en matière de droit corporatif et valeurs mobilières ;
  • Maîtrise des logiciels de la Suite MS Office ;
  • Connaissance de SEDAR, SEDI et BDNI (un atout) ;
  • Excellent français parlé et écrit ;
  • Très bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit ;
  • Bon sens de l’organisation et fortes aptitudes dans la gestion documentaire/gestion de dossiers.

HABILETÉS ET CARACTÉRISTIQUES PERSONNELLES

Vous êtes reconnu(e) pour faire preuve de rigueur, d’autonomie et d’initiative dans la gestion simultanée de dossiers variés comportant des échéanciers serrés. Vous êtes orienté vers les résultats. Vous préconisez et appliquez le travail d’équipe tout en démontrant un grand sens de l’écoute, une habileté à établir des relations interpersonnelles et un souci constant de la qualité de service. De plus, votre dynamisme s’appuie sur votre polyvalence, votre disponibilité et votre goût marqué pour l’innovation et les nouvelles façons de faire.

Vous avez un intérêt marqué pour la création d’emplois et souhaitez contribuer au développement économique et social du Québec. Vous démontrez une grande capacité à faire preuve d’empathie, de créativité et d’une vision à long terme dans les négociations d’affaires de manière à atteindre un résultat durable, respectueux des besoins et des capacités des parties. Enfin, vous savez faire preuve de tact et de diplomatie tout en communiquant votre message clairement.

Vous adhérez à la mission de Fondaction. Vous avez un intérêt marqué pour la création d’emplois et souhaitez contribuer au développement économique et social du Québec dans le respect des préoccupations environnementales.

Ce que Fondaction vous offre:

  • Rémunération très compétitive
  • Gamme complète d’avantages sociaux (primes payées à 100% par l’employeur)
  • Quatre (4) semaines de vacances annuelles après 1 an de service
  • 13e mois de salaire après 1 an de service
  • Banque annuelle de 5 journées personnelles, en plus de 2 journées mobiles
  • 9 jours de travail par période de 2 semaines pour le personnel technique et de soutien
  • Régime de retraite à prestations déterminées
  • Remboursement de 100 % des titres de transport collectif
  • Des équipes dynamiques, engagées et orientées vers la collaboration
  • Actuellement, le télétravail est appliqué à l’ensemble des employés de Fondaction

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