Secrétaire Affaires juridiques (remplacement temporaire)

8 octobre 2020

Fondaction préconise l’égalité des chances dans le domaine de l’emploi.

La raison d’être de ce poste est de soutenir les opérations de Fondaction par la réalisation de tâches en secrétariat et cléricales, principalement en appui aux activités de la Vice-présidence Gouvernance et gestion des risques.  À ce titre ses principales tâches sont :

Élaboration et mise à jour des documents internes

  • Collabore à la rédaction, à l’adaptation de textes ou de tableaux, à la correction et à la transcription de textes (courriels, rapports, correspondances, etc.);
  • Assure le suivi des appels téléphoniques, des factures, des réclamations aux assurances (procédures judiciaires);
  • Participe au maintien du système, notamment en effectuant le classement des mises à jour dans le Code civil, les volumes de droit corporatif et autres ouvrages;
  • En soutien à la parajuriste, effectue la recherche des modifications apportées à la Loi constituant Fondaction depuis le dernier prospectus (ratio des charges totales d’exploitation, nombre total d’actions émises, pourcentage des actions détenues par les administrateurs, etc.);
  • Participe à la mise en page et relecture de tous les projets pour chacune des instances dans les versions normales et modifiées ainsi que des documents finaux (cohérence, qualité du français, etc.);
  • Prépare les différentes versions de la notice et du prospectus pour les dépôts auprès de l’AMF par SEDAR;
  • Participe à l’exercice de traduction du prospectus du français à l’anglais, au suivi avec le traducteur en soutien à la parajuriste;
  • Maintient à jour la liste des procédures judiciaires et s’assure de son exactitude et sa conformité;
  • S’assure de la qualité de l’ensemble de la documentation (obtention de l’attestation du traducteur), de l’intégration de toutes les modifications et de la mise en page;
  • Participe et collabore au suivi des différentes demandes déposées tel que : version brochure du prospectus, révision des divers projets, avis de convocation, ordre du jour, attestation d’actions détenues, informations aux actionnaires, etc.);
  • Effectue les tâches de secrétariat liées à la préparation des documents et formulaires destinés aux administrateurs, membres de comités et employés cadres (convention, consentement, confirmation, etc).

 Dépôts SEDAR et information continue

  • Soutient la parajuriste dans la cueillette des informations visant la préparation de la documentation et à la diffusion de l’information continue.

 Formulaires (BDNI) et renseignements personnels

  • Lors de l’arrivée d’un nouvel administrateur ou d’un dirigeant, s’assure de recueillir l’information requise au formulaire d’inscription, de la cohérence des informations et du dépôt dans les délais prescrits;
  • Valide auprès de la firme externe d’avocats responsable du dépôt, la réception du formulaire et son exactitude (complété tel que requis, signé, etc.);
  • Effectue la mise à jour de ces informations de manière régulière et continue dans les délais requis;
  • Assure les mises à jour, s’assure d’obtenir l’information complète auprès des administrateurs et des dirigeants pour la transmission de l’information dans les délais;
  • Effectue le suivi pour la confirmation des documents déposés.

C.A. et Comités

  • Apporte un soutien clérical à la parajuriste pour la préparation des divers comités lorsque requis (ex. logistique des rencontres, photocopies des documents, réservation de salles, etc.);
  • Participe à l’exercice de validation de l’indépendance du C.A et de ses comités (envoi des grilles, suivi, rapport synthèse, etc.).

Formation des administrateurs

  • Apporte un soutien clérical à la direction des Affaires juridiques corporatives dans l’organisation d’une séance de formation et les grilles d’évaluation pour les années subséquentes (logistique et préparation de la documentation, réservation de salle etc.)

 Déclarations initiales et annuelles

  • Maintient à jour la liste des titres à surveiller de manière continue et veille à la révision annuelle (dépôt sur intranet, envoi courriel, divulgation de l’information à toutes les personnes concernées);
  • Veille à la réception, au classement et à l’exactitude de tous les formulaires pour les nouveaux administrateurs, le personnel cadre et le personnel syndiqué.

 Inspection et audits

  • À la demande de la parajuriste ou de la Direction, participe à la préparation et à la transmission aux personnes concernées des documents relatifs aux affaires juridiques corporatives et à la gouvernance demandés par l’Autorité des marchés financiers et les auditeurs;
  • Au besoin, participe à des tâches en remplacement de la parajuriste.

 PROFIL DE COMPÉTENCES RECHERCHÉ

FORMATION ET EXPÉRIENCE

  • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou cours en secrétariat juridique;
  • Trois (3) années d’expérience pertinente;
  • Toute combinaison de scolarité et d’expérience jugée comparable sera également considérée.

CONNAISSANCES REQUISES

  • Bonne connaissance des logiciels de bureautique et légaux;
  • Connaissance des lois applicables en valeurs mobilières et en droit corporatif;
  • Excellent français écrit et parlé;
  • Bon sens de l’organisation.

HABILETÉS ET CARACTÉRISTIQUES PERSONNELLES

Vous avez l’habitude de faire preuve de méthode, de minutie, d’autonomie et d’initiative dans la gestion simultanée de dossiers comportant des échéanciers serrés. Vous faites preuve d’une éthique irréprochable et d’une discrétion exemplaire. Vous préconisez et appliquez le travail d’équipe tout en démontrant vos habiletés à établir des relations interpersonnelles et votre souci constant de la qualité de service. De plus, votre dynamisme s’appuie sur votre polyvalence, votre disponibilité et votre goût marqué pour l’innovation et les nouvelles façons de faire.

Vous adhérez à la mission de Fondaction et aux priorités de développement économique et social auxquelles Fondaction entend contribuer.

Postuler

Taille maximum des fichiers : 2 MB.


*Champs requis