25 ans

Secrétaire Ressources humaines (remplacement congé de maternité)

21 décembre 2020

Fondaction préconise l’égalité des chances dans le domaine de l’emploi.

La raison d’être de ce poste est de soutenir les opérations de l’équipe des ressources humaines par la réalisation de tâches en secrétariat et cléricales, et ce, en appui aux activités de l’ensemble de l’équipe des ressources humaines, tant du côté de la rémunération et des avantages sociaux qu’aux activités liées au recrutement, aux relations de travail et au développement des compétences. À ce titre ses principales responsabilités sont :

  • Assurer un soutien administratif (courrier, commande de services, réception et suivis des factures, relevés de dépenses, etc.) ;
  • Participer à la planification et à l’organisation de l’agenda de la direction et des membres de l’équipe ;
  • Planifier et organiser les rencontres d’équipe (préparer l’ordre du jour, la documentation requise, la réservation des salles, la rédaction des comptes rendus, etc.) ;
  • Assurer la préparation et la logistique des différents événements du module (Lac à l’épaule, réunion de travail, entrevues de présélection, entrevues de sélection, rencontres d’intégration, etc.) ;
  • Procéder aux inscriptions des membres de l’équipe à différents événements et conférences externes ;
  • Procéder à la rédaction à partir de notes et de brouillons, à la correction et à la transcription de textes, ainsi qu’à la mise en page de documents et de la correspondance (offre d’emploi, attestation et confirmation d’emploi, correspondance interne, etc.) ;
  • Préparer différents rapports de gestion ;
  • Assurer le classement physique et numérique de la documentation ;
  • Procéder à l’expédition, à la reproduction et à la numérisation de documents ;
  • Procéder à l’ouverture du courrier, le classer et le transmettre aux personnes concernées ;
  • Recevoir et diriger les appels téléphoniques, courriels et télécopies auprès des personnes concernées ;
  • Recevoir, vérifier et procéder au suivi des signatures de documents (factures, comptes de dépenses, etc.) ;
  • Collaborer à l’élaboration et à la révision des processus et des procédures reliés à son travail ;
  • Effectuer toutes autres tâches reliées à son champ d’intervention.

PROFIL DE COMPÉTENCES RECHERCHÉ

FORMATION ET EXPÉRIENCE

  • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ;
  • Trois (3) années d’expérience pertinente ;
  • Toute combinaison de scolarité et d’expérience jugée comparable sera également considérée.

CONNAISSANCES REQUISES

  • Bonne connaissance des techniques de secrétariat ;
  • Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit ;
  • Excellente connaissance d’un logiciel de traitement de textes, connaissance pratique d’un chiffrier électronique, PowerPoint ou d’une base de données, et aptitude à utiliser d’autres logiciels.

ATOUT

  • Connaissance de l’anglais parlé et écrit.

HABILETÉS ET CARACTÉRISTIQUES PERSONNELLES

Vous avez l’habitude de faire preuve de méthode, d’autonomie et d’initiative dans la gestion simultanée de dossiers comportant des échéanciers serrés. Vous préconisez et appliquez le travail d’équipe tout en démontrant vos habiletés à établir des relations interpersonnelles et votre souci constant de la qualité de service. De plus, votre dynamisme s’appuie sur votre polyvalence, votre disponibilité et votre goût marqué pour l’innovation et les nouvelles façons de faire. Vous faites preuve d’un bon sens de l’organisation et d’une grande capacité à assurer la logistique de votre secteur d’intervention. Vous procédez des habiletés marquées dans vos approches avec les gens en faisant  preuve de tact, de diplomatie et de courtoisie dans vos communications.

Vous démontrez un intérêt pour les questions entourant l’investissement responsable et une aptitude à développer une bonne connaissance des produits et services offerts par Fondaction. Vous avez un intérêt marqué pour la création d’emplois et souhaitez contribuer au développement économique et social du Québec en adhérant à la mission de Fondaction.

 

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Taille maximum des fichiers : 2 MB.


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