28e assemblée générale annuelle des actionnaires
Le samedi 16 septembre 2023 à 9 h 30
Le samedi 16 septembre 2023 à 9 h 30
Voici l’ensemble des questions et commentaires soumis de la part d’actionnaires sur la plateforme virtuelle pendant l’AGA et répondus par le panel au point 8 de l’ordre du jour « Considération de toute autre affaire pouvant être régulièrement soumise à l’assemblée » :
Question : Est-ce que l'ordre du jour a été proposé et appuyé ou ai-je manqué un bout ?
Réponse : L’ordre du jour est déterminé à l’avance par le CA et fait partie de l’avis de convocation envoyé à tous les actionnaires. Il n’a pas à être adopté. Le contenu de cet ordre du jour est notamment déterminé par les règlements généraux de Fondaction. Modifier l’ordre du jour de l’AGA après qu’il ait été envoyé à tous les actionnaires pourraient pénaliser ceux qui ont décidé de ne pas assister à l’AGA sur la base de con contenu. Si des questions particulières doivent être abordées, elles peuvent l’être au point 8 de l’ordre du jour “Considération de toute autre affaire pouvant être régulièrement soumise à l’assemblée”.
Commentaires : Suite à l'article dans le Journal de Montréal du 25 juillet 2023 écrit par M. Michel Girard qui mentionne que Fondaction est exemplaire, mentionne que Fondaction suit les étapes logiques à la gouvernance. BRAVO À TOUS ET MERCI
À titre de référence : L'article portait sur la gouvernance des Fonds de Solidarité et de Fondaction et les états financiers audités.
Voici les documents d’information relatifs à la 28e assemblée générale annuelle des actionnaires de Fondaction (« AGA ») :
Cette année, l’AGA se tiendra le samedi 16 septembre 2023 à 9 h 30 à la salle Grandes Portées A du Campus de Longueuil de l’Université de Sherbrooke situé au 150, place Charles-Le Moyne à Longueuil, et en webdiffusion en direct à l’adresse https://web.lumiagm.com/422471402.
Vous aurez ainsi le choix d’assister à l’AGA en personne ou en ligne à l’aide de votre téléphone intelligent, de votre tablette ou de votre ordinateur.
Dans les deux cas, vous pourrez poser des questions et soumettre vos votes en temps réel.
Vous pourrez aussi envoyer vos instructions de vote avant la tenue de l’AGA en remplissant le formulaire de procuration qui se trouve dans le portail Fondaction de l’actionnaire ou que vous avez reçu s'il y a lieu.
Pour participer et voter en personne
À leur arrivée à l’AGA, tous les actionnaires et mandataires dûment nommés devront se présenter à la table d’inscription de Compagnie Trust TSX (« Trust TSX »). Un appareil permettant de voter lors de l’AGA leur sera remis. Si vous êtes actionnaire et avez déjà voté par procuration, vous pourrez toujours voter à l’AGA. Votre vote lors de l’AGA remplacera votre vote par procuration.
Pour participer et voter en ligne
Les actionnaires et les mandataires dûment nommés et inscrits seront en mesure d’assister à l’AGA en ligne et d’y voter en temps réel, à condition d’avoir une connexion Internet et un numéro de contrôle et de suivre les instructions ci-dessous.
Assurez-vous que le navigateur Web de l’appareil que vous utilisez est compatible et que vous avez la plus récente version de ce navigateur. Voici une liste non exhaustive de navigateurs compatibles : Chrome, Edge, Safari et Firefox. Veuillez cependant ne pas utiliser Internet Explorer.
Nous vous recommandons d’ouvrir une session pour l’AGA au moins une heure avant le début de celle-ci.
Comment voter en ligne
Vous pouvez voter en ligne de deux façons :
Pour accéder à la plateforme virtuelle
Étape 1 : Ouvrir une session sur la plateforme virtuelle à l’adresse https://web.lumiagm.com/422471402.
Étape 2 : Cliquer sur « J’ai un numéro de contrôle ».
Étape 3 : Entrer votre numéro de contrôle unique à 13 chiffres.
Étape 4 : Entrer le mot de passe « fondaction2023 » (sensible à la casse).
Si vous êtes actionnaire de Fondaction, le numéro de contrôle à 13 chiffres apparait sur votre formulaire de procuration disponible en accédant à votre compte sur le portail de Fondaction à l’adresse actionnaires.fondaction.com sous l’onglet « Mon dossier\Documents archivés\2023 ».
Veuillez prendre note que si, à titre d’actionnaire, vous avez nommé un mandataire pour exercer vos droits de vote et que vous utilisez votre numéro de contrôle pour accéder à l’AGA et que vous votez durant l’AGA, la procuration préalablement transmise à votre mandataire sera révoquée. Si vous ne souhaitez pas révoquer une procuration remise précédemment, vous ne devez pas voter lors de l’AGA.
Si vous êtes mandataire, mais que vous n’êtes pas actionnaire de Fondaction, un numéro de contrôle vous a été acheminé par courriel par Trust TSX après votre inscription comme mandataire auprès de Trust TSX. Si vous n’avez pas reçu ce courriel, cela veut dire que vous n’êtes pas inscrit comme mandataire auprès de Trust TSX. Vous ou l’actionnaire qui vous mandate devrez alors soit :
au plus tard à 17 h le mercredi 13 septembre 2023 afin que Trust TSX puisse vous fournir un numéro de contrôle par courriel. Ce numéro de contrôle vous permettra de vous connecter et de voter à l’AGA. Sans un numéro de contrôle, vous ne pourrez vous connecter à l’AGA qu’à titre d’invité et il ne vous sera pas possible de voter.
Étape 1 : Ouvrir une session sur la plateforme virtuelle à l’adresse https://web.lumiagm.com/422471402.
Étape 2 : Cliquer sur « Je suis un invité ».
Étape 3 : Entrer votre prénom, votre nom et votre adresse courriel.
Le guide d’instructions intitulé « Guide pour participer et voter à l’AGA » décrit les étapes pour se connecter à la plateforme ainsi que la procédure pour accéder aux documents de l’AGA, écouter la webdiffusion, poser des questions, proposer ou appuyer une résolution et voter.
Veuillez prendre note que la plateforme virtuelle de l'assemblée a été configurée en français pour Fondaction. Toutefois, certains champs seront affichés dans la langue de votre navigateur Web. Si votre navigateur est configuré en anglais, ces champs seront affichés en anglais.
La période de mise en candidature est maintenant terminée.
Dans un premier temps, prenez connaissance du document suivant intitulé « Processus de mise en candidature (PDF) » :
Ensuite, téléchargez le formulaire de mise en candidature suivant et remplissez-le à l’écran :
Une fois le formulaire de mise en candidature rempli, envoyez-le selon l’une des trois options suivantes :
Note : Le formulaire doit être acheminé par courrier électronique ou par la poste et être reçu par Fondaction au plus tard le vendredi 25 août 2023 à 17 heures. Pour plus de détails, veuillez-vous référer au document « Processus de mise en candidature » dont le lien apparait ci-dessus.
Here are the information documents for the 28th Annual General Meeting of Shareholders of Fondaction (“AGM”):
This year’s AGM will be held on Saturday, September 16, 2023 at 9:30 a.m. at the Salle Grandes Portées A of the Longueuil Campus of the Université de Sherbrooke, 150 Place Charles-Le Moyne, Longueuil and via Live Webcast at https://web.lumiagm.com/422471402.
You will therefore have the choice to attend the AGM either in person or online using your smartphone, tablet or computer.
In both cases, you will be able to ask questions and submit your votes in real time.
You can also send your voting instructions before the AGM by completing the proxy form you received and available on Fondaction’s Shareholder Web Portal.
To participate and vote in person
Upon their arrival at the AGM, all shareholders and duly appointed proxyholders must present themselves at the TSX Trust Company (« TSX Trust ») registration table. A voting device will be provided to them at the AGM. If you are a shareholder and have already voted by proxy, you can still vote at the AGM. Your vote at the AGM will replace your proxy vote.
To participate and vote online
Shareholders and duly appointed and registered proxyholders will be able to attend the AGM online and vote in real time, provided they have an Internet connection and a control number, and follow the instructions below.
Make sure that the browser on your device is compatible and that you are using the most recent version of this browser. Chrome, Edge, Safari and Firefox are some of the browsers that are compatible. Please do not use Internet Explorer.
It is recommended that you log in to the AGM at least one hour before the AGM begins.
How to vote online
You can vote online in two ways:
To access the virtual platform
Step 1: You must login online at https://web.lumiagm.com/422471402.
Step 2: Click on “J’ai un numéro de contrôle”.
Step 3: Enter your unique 13-digit control number.
Step 4: Enter the password: “fondaction2023” (case sensitive).
If you are a Fondaction shareholder, your 13-digit control number is indicated on your form of proxy which you may access through your Fondaction online account at actionnaires.fondaction.com under tab “Account\Archived documents\2023”.
If you have appointed a proxy to exercise your voting rights at the AGM and you use your control number to access the AGM and vote online, the proxy granted to the person you have designated will be revoked. If you do not wish to revoke your proxy, you must not vote at the AGM.
If you are a proxyholder but not a Fondaction shareholder, a control number was sent to you by email by TSX Trust after your registration as proxyholder with TSX Trust. If you did not receive this email, it means that you are not registered as proxyholder with TSX Trust. You or the shareholder who appointed you must therefore either:
no later than 5:00 p.m. on Wednesday, September 13, 2023 so that TSX Trust may provide you with a control number by email. This control number will enable you to log in to and vote at the AGM. Without a control number, you will only be able to log in to the AGM as a guest and will be unable to vote.
Step 1: You must login online at https://web.lumiagm.com/422471402.
Step 2: Click on “Je suis un invité”.
Step 3: Enter your first name, your last name and your email address.
The instructions guide entitled “Guide to attend and vote at the AGM” provides the steps for accessing the platform and the procedure for accessing the AGM documents, watching the live webcast, asking questions, proposing or seconding a motion to be voted on and vote.
Please note that the virtual platform was set up in French for Fondaction. However, certain fields will be displayed in your Web browser language. If your browser’s language preference is set to English, these fields will be displayed in English.
The nomination period is now closed.
First, please read the following document entitled “Nomination Process (PDF)”:
Then, download the following Nomination Form and fill it in on your screen:
Once the Nomination Form is completed, choose one of the following three options to send it:
N.B.: The form must be sent by email or regular mail and received by Fondaction no later than 5:00 p.m. on Friday, August 25, 2023. For details, please refer to the “Nomination Process” document whose link appears above.