25 ans
AGA 2021

26e assemblée générale annuelle en format virtuel

Le samedi 18 septembre 2021 à 9 h 30

Click here for the english version

Voici les documents d’information relatifs à la 26e assemblée générale annuelle des actionnaires de Fondaction.

Comment assister à l’AGA en format virtuel et y exercer mon droit de vote

Cette année, en raison de la pandémie de coronavirus et afin de protéger la santé et la sécurité des participants, l’assemblée générale annuelle des actionnaires de Fondaction (« AGA ») se tiendra à nouveau en mode virtuel. Il vous sera possible de participer à l’AGA en ligne, au moyen de votre téléphone intelligent, tablette ou ordinateur.

Quand : Le samedi 18 septembre 2021 à 9 h 30.

Assurez-vous que le navigateur de l’appareil que vous utilisez est compatible et que vous avez la plus récente version de ce navigateur. Voici une liste non exhaustive de navigateurs compatibles : Chrome, Edge, Safari et Firefox. Veuillez cependant ne pas utiliser Internet Explorer.

Participer à l’AGA en tant qu’actionnaire ou mandataire

  1. Ouvrir une session sur la plateforme virtuelle en ligne à l’adresse https://web.lumiagm.com/439972559.
  2. Cliquer sur « J’ai un numéro de contrôle ».
  3. Entrer votre numéro de contrôle unique à 13 chiffres.
  4. Entrer le mot de passe « fondaction2021 » (sensible à la casse).

Si vous êtes actionnaire de Fondaction, le numéro de contrôle à 13 chiffres apparait sur votre formulaire de procuration disponible en accédant à votre compte sur le portail de Fondaction à l’adresse actionnaires.fondaction.com sous l’onglet « Dossier - Documents archivés – 2021 ».

Veuillez prendre note que si, à titre d’actionnaire, vous avez nommé un mandataire pour exercer vos droits de vote et que vous utilisez votre numéro de contrôle pour accéder à l’AGA et que vous votez durant l’AGA, la procuration préalablement transmise à votre mandataire sera révoquée. Si vous ne souhaitez pas révoquer une procuration remise précédemment, vous ne devez pas voter lors de l’AGA.

Si vous êtes mandataire, mais que vous n’êtes pas actionnaire de Fondaction, un numéro de contrôle vous a été acheminé par courriel par la Société de fiducie AST (Canada) (« AST ») après votre inscription comme mandataire auprès d’AST. Si vous n’avez pas reçu ce courriel, cela veut dire que vous n’êtes pas inscrit comme mandataire auprès d’AST. Vous ou l’actionnaire qui vous mandate devrez alors soit :

au plus tard à 17 h le mercredi 15 septembre 2021 afin qu’AST puisse vous fournir un numéro de contrôle par courriel. Ce numéro de contrôle vous permettra de vous connecter et de voter à l’assemblée. Sans un numéro de contrôle, vous ne pourrez vous connecter à l’assemblée qu’à titre d’invité et il ne vous sera pas possible de voter.

Participer à l’AGA en tant qu’invité

  1. Ouvrir une session sur la plateforme virtuelle en ligne à l’adresse https://web.lumiagm.com/439972559.
  2. Cliquer sur « Je suis un invité ».
  3. Entrer votre prénom, votre nom et votre adresse courriel.

Le guide d’instructions intitulé « Guide pour participer et voter à l’AGA » décrit les étapes pour se connecter à la plateforme ainsi que la procédure pour accéder aux documents de l’AGA, écouter la diffusion Web, poser des questions, proposer ou appuyer une résolution et voter.
Veuillez prendre note que la plateforme a été configurée en français pour Fondaction. Toutefois, certains champs seront affichés dans la langue de votre navigateur. Si votre navigateur est configuré en anglais, ces champs seront affichés en anglais.

Élection à deux postes au conseil d’administration

Note : La période de mise en candidature est terminée

Comment poser ma candidature?

Envoyez le formulaire selon l’une des trois options suivantes :

  • Option 1 :
    Envoyez le formulaire sans signature, sans numéro d’assurance sociale (« NAS ») et sans date de naissance (« DDN ») à l’adresse courriel suivante : [email protected].
    Dans un deuxième temps, vous recevrez une invitation de Fondaction pour signer votre formulaire à l’aide d’une signature numérique, et ce, par le biais d’un courriel et d’un texto.
  • Option 2 :
    Imprimez-le, signez-le à la main, sans indiquer votre NAS ni votre DDN, et envoyez une copie numérisée par courriel à l’adresse suivante : [email protected].
  • Option 3 :
    Imprimez-le, signez-le à la main et envoyez-le par la poste à l’adresse suivante :
    Fondaction
    2175, boulevard De Maisonneuve Est, bureau 103
    Montréal (Québec) H2K 4S3

Note :
Le formulaire doit être acheminé par courrier électronique ou par la poste avant 17 h, le vendredi 27 août 2021.
Pour plus de détails, veuillez vous référer au document « Information sur le processus de mise en candidature » affiché ci-haut.

English version

How to attend the AGM online and exercise my right to vote

This year, because of the coronavirus pandemic and to protect the health and safety of the participants, Fondaction’s Annual General Meeting of Shareholders (“AGM” or “Meeting”) will be held again in a virtual format. You will be able to participate in the Meeting online via your smartphone, tablet or computer.

When : Saturday, September 18, 2021, at 9:30 a.m.

Make sure that the browser on your device is compatible and that you are using the most recent version of this browser. Chrome, Edge, Safari and Firefox are some of the browsers that are compatible. Please do not use Internet Explorer.

Participate in the Meeting as a shareholder or proxyholder

  1. You must login online at https://web.lumiagm.com/439972559.
  2. Click on “J’ai un numéro de contrôle”.
  3. Enter your unique 13-digit control number.
  4. Enter the password: “fondaction2021” (case sensitive).

If you are a Fondaction shareholder, your 13-digit control number is indicated on your form of proxy which you may access through your Fondaction online account at actionnaires.fondaction.com under tab “Account - Archived documents – 2021”.

If you have appointed a proxy to exercise your voting rights at the Meeting and you use your control number to access the Meeting and you complete an online ballot, the proxy granted to the person you have designated will be revoked. If you do not wish to revoke your proxy, you must not vote at the Meeting.

If you are a proxyholder but not a Fondaction shareholder, a control number was sent to you by email by AST Trust Company (Canada) (“AST”) after your registration as proxyholder with AST. If you did not receive this email, it means that you are not registered as proxyholder with AST. You or the shareholder who appointed you must therefore either:

no later than 5:00 p.m. on Wednesday, September 15, 2021 so that AST may provide you with a control number by email. This control number will enable you to log in to and vote at the Meeting. Without a control number, you will only be able to log in to the Meeting as a guest and will be unable to vote.

Participate in the Meeting as a guest

  1. You must login online at : https://web.lumiagm.com/439972559.
  2. Click on “Je suis un invité”.
  3. Enter your first name, your last name and your email address.

The instructions guide entitled “Guide to attend and vote at the AGM” provides the steps for accessing the platform and the procedure for accessing the Meeting documents, watching the webcast, asking questions, proposing or seconding a motion to be voted on and vote. Please note that the platform was set up in French for Fondaction. However, certain fields will be displayed in your browser language. If your browser’s language preference is set to English, these fields will be displayed in English.

Election to two positions on the Board of Directors

Note : The nomination process is now closed.

How can I be nominated for a position?

Send the form in one of the following three options:

  • Option 1:
    Send the form unsigned, without a Social Insurance Number (“SIN”) or Date of Birth (“DOB”), to: [email protected].
    You will then be requested by Fondaction to sign your form using a digital signature through an email and text message.
  • Option 2:
    Print the form, physically sign it without indicating your SIN or DOB, and send a scanned copy by email to: [email protected].
  • Option 3:
    Print the form, physically sign it and send it by regular mail to the following address:
    Fondaction
    2175 De Maisonneuve Boulevard East, Suite 103
    Montréal, Québec H2K 4S3

N.B.:
The form must be sent by email or regular mail no later than 5 p.m. on Friday, August 27, 2021.
Please refer to the “Information Pertaining to the Nomination Process” document posted above.